Как настроить проект: задачи, диаграмма Ганта, S-кривая и PDF-отчёт

Всем привет. Сегодня мы продолжаем серию роликов о нашем новом приложении для управления проектами — EVAnalysis.pro. Оно нужно, чтобы управлять проектами по методу освоенного объёма и строить дашборды, по которым видно, насколько проект сейчас жив и здоров или ему срочно требуется помощь. В первом ролике мы создавали проект. Сегодня внесём информацию внутрь проекта и посмотрим, как она отображается и как с ней работать.

Заходим на EVAnalysis.pro, входим в профиль и переходим в проект «Северная звезда», который создавали в прошлый раз. Дальше идём в раздел «Задачи». Здесь я удалил лишние задачи из шаблона и сейчас добавлю несколько своих. Сейчас у меня есть проектная документация — в ней заложено порядка 20 млн, и рабочая документация — в ней 30 млн.

Добавляем ещё одну задачу — просто «Строительство». Это будет корневая задача, и для неё мы создаём подзадачи: нулевой цикл, каркас здания, отделка и инженерные системы. Отделка добавилась с маленькой буквы — поправим на большую, непорядок.

Теперь с помощью диаграммы Ганта нарисуем, когда какая активность начинается. Нулевой цикл должен начаться ещё в процессе разработки рабочей документации. Масштаб можно переключить на неделю, месяц или квартал — перейдём на месяц. Видно, что сегодня 10 октября: вот эта вертикальная линия показывает текущий день.

Рабочую документацию я предлагаю протянуть немного вправо, проектную — тоже, чтобы картина была интереснее. Проектная документация идёт у нас с 1 июля по 30 августа, а рабочую сделаем с небольшим нахлёстом: начали 16 августа, закончим в конце октября. Система, исходя из сегодняшнего дня, сама подсвечивает, какой по этим задачам должен быть плановый прогресс.

Дальше фантазируем: нулевой цикл строительства начнём 1 ноября, и идти он будет два месяца — до 31 декабря, до нового года. Каркас здания начинаем 1 января и строим три месяца. Инженерные системы начнутся после того, как каркас возведён и контур закрыт, но с небольшим перехлёстом — на первых этажах работать начнут раньше, чем достроится весь каркас. Пусть они идут три месяца: с 1 марта по 31 мая. Отделка — тоже с перехлёстом, в самом конце: с 1 мая по 30 июня двадцать седьмого года. Вот так мы примерно распланировали сроки.

Теперь включим режим квартала и каждой активности назначим примерный бюджет. Напомню, что общий бюджет проекта мы планировали 500 млн рублей, то есть полмиллиарда. В проектной и рабочей документации в совокупности сидит 50 млн — значит, осталось 450 млн, и их нужно разнести по строительству. В нулевой цикл положим 150 млн — итого 200 млн из 500. В каркас здания ещё 150 млн — получилось 350 млн из 500. Остаётся 150 млн: 100 млн на инженерные системы и 50 млн на отделку. Бюджет распланирован, график распланирован — вот такая у нас получается диаграмма Ганта.

Заходим на карточку проекта и смотрим, как построилась S-кривая. Это наш план по освоению бюджета, но освоенного прогресса и затрат на текущий момент у нас пока нет. Поэтому возвращаемся в задачи. Представим, что проектная документация уже выполнена на 100% и мы за неё заплатили. Пишем 100% и фактические затраты — пусть были изменения, и мы потратили 21 млн. Сохраняем: проектная документация позеленела, потому что выполнена на 100%, и фактические затраты по ней появились.

То же самое с рабочей документацией: представим, что выполнили её примерно на 50% и заплатили проектировщику 20 млн — возможно, был аванс. Вот такая картина получается на текущий момент.

Возвращаемся на карточку проекта — дальше уже аналитика. Смотреть можно в недельном разрезе, в разрезе месяца или квартала, и видно, как меняются показатели. Зелёный EV — это освоенный объём на текущий момент. Раньше мы эту информацию не заносили, поэтому он посчитался только в этом месяце, но есть инструмент, который позволяет внести факт задним числом.

Ещё интереснее и важнее то, что можно включить прогноз и увидеть, какой прогноз по бюджету получается из текущего состояния проекта. Прогноз считается двумя способами: первый — когда до этого момента был форс-мажор, а дальше всё пойдёт по плану; второй — когда у нас есть устоявшийся тренд. По ним и смотрим, какой бюджет ожидается на конец проекта.

На главном экране вынесены плановые затраты — сколько мы по плану должны были потратить на текущий момент, фактически освоенный прогресс в деньгах, наши фактические затраты и плановый бюджет на момент завершения проекта. Здесь же два показателя: по освоению денег и по освоению графика. Они говорят, что мы немного отстаём и по бюджету, и по прогрессу. Это не очень хорошо, и с этим мы будем разбираться.

И ещё одна вещь, которая мне очень нравится: мы можем сделать отчёт в PDF о том, что сейчас происходит с проектом. Отчёт выгружается — вот он, на текущий момент, по проекту «Северная звезда».

На этом на сегодня всё, большое спасибо за просмотр. Если вас заинтересовало приложение, обязательно свяжитесь с нами — контакты есть в описании к видео и в телеграм-канале. Мы можем провести отдельное обучение или помочь вам начать работать с приложением: для нас это тоже очень интересно. Давайте работать вместе, чтобы ваши проекты всегда были прибыльными и реализовывались вовремя. Пока.